Informacije za stvaratelje

Zakonom su propisane zadaće državnih arhiva evidentiranje, zaštita, obrada i omogućivanje korištenja arhivskoga gradiva, ali i nadzor nad gradivom u nastajanju. Hrvatski državni arhiv nadležan je za gradivo središnjih državnih tijela, odnosno za gradivo od važnosti za Republiku Hrvatsku u cjelini, a područni državni arhivi skrbe za gradivo jedinica lokalne samouprave (gradovi, općine, županije), državnih tijela na lokalnoj razini i drugih stvaratelja na području njihova djelovanja.

Državni arhivi preuzimaju javno i prikupljaju privatno arhivsko gradivo, stručno nadziru stvaratelje i imatelje arhivskoga gradiva te brinu o zaštiti gradiva u njihovu posjedu. Kako bi se navedene aktivnosti mogle sustavno provoditi, arhivi izrađuju kategorizaciju stvaratelja u svojoj nadležnosti te vode evidencije stvaratelja i imatelja gradiva. U okviru nadzora obavljaju se obilasci pismohrana kako bi se utvrdilo stanje gradiva, uvjeti smještaja, postojanje evidencija i sl., a prema potrebi se izriču mjere zaštite. Arhivi su također ovlašteni za odobravanje internih akata kojima stvaratelji uređuju pitanja zaštite gradiva, odobravanje posebnih popisa s rokovima čuvanja, kao i za kontrolu izlučivanja.

Kategorizirani stvaratelji i imatelji gradiva dužni su nadležnomu arhivu redovito dostavljati popise gradiva, javljati sve promjene i pribavljati mišljenje prije poduzimanja bilo kakvih mjera koje se odnose na gradivo.