Dostava popisa

Obveza dostave popisa gradiva državnim arhivima propisana je člankom 7. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, a detaljnije razrađena člancima 5. i 6. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva.

Sukladno Pravilniku svaki je imatelj dužan nadležnomu arhivu dostaviti popis svih dokumentacijskih zbirki, odnosno cjelina koje posjeduje. Taj popis obvezno mora sadržavati naziv, stvaratelja, vrijeme nastanka i količinu gradiva, medij i vrstu zapisa, opis sadržaja te popis skupina od kojih se dokumentacijska zbirka, odnosno cjelina sastoji. Za svaku pojedinu nižu skupinu imatelji su obvezni voditi popis arhivskoga gradiva.

Popis gradiva obvezno se dostavlja nadležnomu arhivu jednom godišnje.

Dopunom Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva iz listopada 2007. godine izmijenjen je način dostave popisa dokumentacijskih zbirki i gradiva koje one sadržavaju na način da se nadležnomu arhivu popisi dostavljaju u elektroničkome obliku. Takav je način dostave podataka uveden radi ažurnijega vođenja evidencija gradiva te boljih mogućnosti pretraživanja i iskoristivosti podataka.

Pravilnik predviđa dva načina dostave: izravnim upisom u Nacionalni arhivski informacijski sustav (NAIS) ili u obliku elektroničkoga obrasca (XML datoteke sa strukturiranim podatcima popisa), koji utvrđuje Hrvatski državni arhiv.