Fizička zaštita

U skladu s Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva, arhivsko gradivo treba odlagati i čuvati u sređenome stanju, oblikovano u arhivske jedinice i tehnički opremljeno. Arhivske jedinice ulažu se u pojedinačne omote ili drugu prikladnu ambalažu primjerenim redom, a na omotu trebaju biti ispisani odgovarajući podatci. Poštujući uspostavljeni red, arhivske jedinice odlažu se u tehničke jedinice (mapa, fascikl, arhivska kutija i sl.) koje također trebaju biti propisno označene.

Na tehničkim jedinicama, na vidnome mjestu, treba navesti:

• naziv dokumentacijske zbirke ili cjeline
• naziv stvaratelja
• redni broj tehničke jedinice
• godinu ili raspon godina nastanka gradiva
• oznake ili raspon oznaka arhivskih jedinica koje se nalaze u tehničkoj jedinici.

Dužnost je imatelja arhivskoga gradiva osigurati primjeren prostor i opremu za njegovu pohranu i zaštitu. Primjerenim se prostorom za pohranu i zaštitu arhivskoga gradiva smatraju prostorije koje su:

• suhe, prozračne i zaštićene od prodora nadzemnih i podzemnih voda
• udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, od izvora prašenja i onečišćenja zraka
• propisno udaljene od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i vodova (plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih)
• u kojima ne boravi i kroz koje se ne kreće drugo osoblje osim osoba zaduženih za čuvanje i zaštitu arhivskoga gradiva, te u kojima je zapriječen pristup neovlaštenim osobama.