Izrada pravilnika i posebnoga popisa

Sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva stvaratelji, odnosno imatelji, uređuju internim pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskoga gradiva, propisanim Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva. Za primjenu pravilnika pojedine ustanove suglasnost daje nadležni državni arhiv.

Rokovi čuvanja pojedinih vrsta i jedinica gradiva definiraju se posebnim popisom gradiva s rokovima čuvanja, a utvrđuju se radi provedbe postupka odabiranja i izlučivanja. Posebni popis s rokovima čuvanja je popis jedinica neke cjeline gradiva ili funkcija čijim je obavljanjem gradivo nastalo, s označenim rokom čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom po isteku roka čuvanja. Člancima 12. – 14. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva definirane su tri vrste popisa: opći, granski i posebni popis. Opće i granske popise donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog HDA, a posebne popise koji sadržavaju sve vrste gradiva nastale djelovanjem određenoga stvaratelja svaki pojedini stvaratelj. Opći se popis odnosi na gradivo nastalo obavljanjem administrativnih, odnosno općih poslova, a granski na gradivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem pojedine vrste djelatnosti.

Posebni popis sadržava sve vrste gradiva koje su nastale djelovanjem određenoga stvaratelja te treba sadržavati sve njegove upravne i poslovne funkcije, a metodološki se izrađuje na način kako je sastavljen i Opći popis gradiva s rokovima čuvanja. Izrada posebnoga popisa obveza je svih stvaratelja arhivskoga gradiva, a odobrava ih nadležni državni arhiv. Uz arhivske propise, posebni popisi s rokovima čuvanja trebaju biti usklađeni s odgovarajućim zakonskim propisima za pojedine djelatnosti te s internim propisima stvaratelja.