Odabiranje i izlučivanje

Odabiranje arhivskoga gradiva postupak je kojim se iz neke cjeline gradiva, na temelju utvrđenih propisa, odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje. Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao i koje se potom uništavaju.

Obveza odabiranja propisana je člancima 11. – 13. Zakona o arhivskome gradivu i arhivima, a postupak odabiranja i izlučivanja člancima 12. – 17. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva te se provodi na temelju posebnoga popisa gradiva. Stvaratelji gradiva obvezni su redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjega provedenog postupka te obvezno prije predavanja gradiva arhivu.

Za svako izlučivanje stvaratelji i imatelji moraju dobiti pismeno odobrenje nadležnoga državnog arhiva te sastaviti zapisnik o provedbi izlučivanja s popisom izlučenoga gradiva koji trebaju dostaviti arhivu. Dokumentacija o postupku izlučivanja i uništavanja čuva se trajno.

Opći popis arhivskoga i registraturnoga gradiva s rokovima čuvanja

Na temelju Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva, Hrvatsko arhivsko vijeće na 11. sjednici održanoj 28. svibnja 2012. donijelo je Opći popis arhivskoga i registraturnoga gradiva s rokovima čuvanja.

Popis obuhvaća kategorije ili vrste dokumentacije koja nastaje u obavljanju općih i administrativnih poslova u javnim i privatnim organizacijama, a sadržava pet osnovnih skupina: organizacija i upravljanje, ljudski resursi, imovina, financijsko poslovanje te informacijsko-dokumentacijsko poslovanje. Popis je uređen hijerarhijski te može poslužiti i za izradu klasifikacijskih planova dokumentacije.