Predaja gradiva Arhivu

Predaja arhivskoga gradiva arhivu propisana je člancima 14. – 17. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, a način, postupak i rokovi predaje gradiva uređeni su Pravilnikom o predaji arhivskoga gradiva arhivima. Stvaratelji i imatelji gradiva obvezni su, nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, arhivsko gradivo predati nadležnomu arhivu u izvorniku, sređeno, tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje. O predaji arhivskoga gradiva sastavlja se primopredajni zapisnik, čije primjerke čuvaju obje strane.

Izvornik je svaki prvotni zapis, bez obzira na podlogu i vrstu zapisa, koji ima značajke vjerodostojnosti i pouzdanosti. Sređenim se smatra ono gradivo u sklopu kojega se pojedinačni zapisi ili osnovne jedinice udruživanja zapisa nastale u procesu poslovanja nalaze na mjestu određenom načinom upravljanja spisa te njihova odlaganja, a označenim ono čije tehničke jedinice imaju propisane natpise. Arhivsko se gradivo smatra popisanim ako sadržava: naziv stvaratelja gradiva, vrijeme nastanka i ukupnu količinu gradiva, podatke o osobi koja je izradila popis te datum izrade. Za svaku jedinicu popisa potrebno je navesti i redni broj te podatke koji opisuju njezin naziv i sadržaj, vrijeme nastanka i količinu. Tehnički opremljenim smatra se gradivo čiji su zapisi, ovisno o mediju na kojemu su nastali, smješteni u odgovarajuću zaštitnu ambalažu. Cjelovitim se smatra cjelokupno arhivsko gradivo nastalo radom stvaratelja u razdoblju za koje se predaje arhivu.

Trošak predaje gradiva snosi predavatelj.